Ως «δομημένη μεταφορά γνώσεων για υπαλλήλους που αποχωρούν» ορίζεται μία ολοκληρωμένη διαδικασία καταγραφής βασικών στοιχείων για την εκτέλεση των καθηκόντων της θέσης εργασίας του υπαλλήλου που αποχωρεί και τη μεταφορά της γνώσης στην υπηρεσία και στον διάδοχο της θέσης, με στόχο τη συνέχεια της δημόσιας διοίκησης και την ομαλή λειτουργία των υπηρεσιών του δημοσίου.
Η μεταφορά της γνώσης περιλαμβάνει τη συνοπτική περιγραφή των καθηκόντων της θέσης, σύμφωνα με το Περίγραμμα της θέσης εργασίας, χρήσιμες πληροφορίες και ενημερωτικό υλικό για την εκτέλεση των καθηκόντων, την κατάσταση των κύριων δραστηριοτήτων / έργων / δράσεων / συναντήσεων με στοιχεία όπως σε ποιο βαθμό υλοποίησης βρίσκονται, προθεσμίες, απαραίτητες ενέργειες, εκκρεμότητες, κόστος, προτεραιότητες, θεσμικό πλαίσιο και αρχεία της δράσης.
